Kā ielikt ārpus ofisa (out of office) paziņojumu iekš Microsoft Outlook un Exchange

Ilgus gadus es biju The Bat! e-pasta klienta lietotājs un fans, jo neko labāku es nevarēju atrast. Toreiz biju notestējis visus pieejamos daudz maz populāros un arī mazpazīstamos (dīvainos) e-pasta klientus.

Bet dzīve veic savas korekcijas un deva man mācību, ka nevajag idealizēt vienu e-pasta klientu – ņem un pamocies ar štruntiem. 🙂 Nomainot darbu, no 2006.gada man nācās lietot tādu brīnumu kā Microsoft Outlook, jo komplektā ar šo vārgo e-pasta klientu nāk lielo uzņēmumu e-pasta serviss – Microsoft Exchange, kas piedāvā dažādas labas lietas. Pie Outlook tā arī nespēju pierast un joprojām šo e-pasta klientu neuztveru nopietni, bet izmantoju Microsoft Exchange piedāvātās iespējas.

Bet šīs reizes stāsts būs par to, ko piedāvā Microsoft Exchange un kā var uzlikt automātisko paziņojumu reizēs, kad esam komandējumos vai atvaļinājumos un nevaram, vai drīzāk negribam atbildēt uz darba e-pastiem. Ir taču kādreiz arī jāatpūšas. 🙂

Pēc maniem novērojumiem 99% no cilvēkiem, izmanto parasto ievades lauku, kas ir pieejams “Out of office Assistant” pirmajā logā, jo tā ir vieglāk un ātrāk. Tieši tāpat kā es to darīju, kad pirmo reizi liku atgādinājumu.

Šis nav vienīgais un pats labākais veids kā likt atgādinājumu par to, ka noteiktos datumos nelasīsi e-pastu, bet gan nedaudz “advancētāks” veids kā to darīt un atrisina divas būtiskas lietas ar kurām es savulaik gribēju tikt galā:

  1. Atbild tikai tajos gadījumos, kad e-pasts tiek sūtīts tieši tev. Ja tu esi sarakstes dalībnieks un tev šis e-pasts ir tikai, lai turētu lietas kursā un tiek nosūtīts kā kopija CC, tad automātiskais atbildētājs nesūta paziņojumu, ka šo e-pastu nelasīsi.
  2. Ja e-pasts tiek sūtīts uz tā saucamajiem aliasiem, kur tavs e-pasts ir viens no saņēmējiem.
    Piemēram, tavā darba vietā ir viens publiskais e-pasts ar adresi office @ adrese.lv vai support @ adrese.lv un šo e-pastu saņem vairāki cilvēki, lai nodrošinātu 24h atbalstu, e-pastu saņem dežuranti, kas strādā maiņās. Gadījumā, ja kāds no viņiem aiziet atvaļinājumā, tad rodas amizanta situācija – cilvēkam, kas nosūta e-pastu uz bezpersonisku adresi, saņem konkrēta cilvēka atbildi, ka viņš ir atvaļinājumā un e-pastus nelasīs.

Ja tu esi saskāries ar līdzīgu situāciju, tad šis padoms var noderēt.

Sākums ir tieši tāds pats kā vienmēr. No Microsoft Outlook izvēlnes izvēlamies – Tools -> Out of Office Assistant…

Uz Microsoft Outlook 2003 tas izskatās šādi.

Tālāk parādīsies jau pazīstamais logs. Bet šoreiz paspaidīsim pogas un izvēlēsimies Add Rule…

Tā kā man šis noteikums jau ir izveidots, tad te uzreiz var redzēt to, ko tu redzēsi, kad būsi izgājis visus zemāk aprakstītos punktus. Bet pēc pogas Add Rule… parādīsies nākamais logs.

Ļoti daudz pogas, ievadlauki un ķekši, kurus varētu saspaidīt, ievadīt un salikt. Bet mūs interesē tikai divi ķeksīši.

Pirmais ķeksis ir jāieliek pie Sent directly to me. Šis ķeksis ir tas maģiskais, kas nodrošinās to, lai atbildētu tikai tajos gadījumos, kad kāds sūta e-pastu tieši tev un nesūtīs e-pastu visos pārējos gadījumos.

Piemēram, tajā gadījumā, kad tu saņem e-pastu kopā ar 30 citiem cilvēkiem tu nebūsi tas, kas tagad cēli paziņos par to, ka esi atvaļinājumā un šo e-pastu nemaz nelasīsi.

Bet otrais ķeksis ir vajadzīgs, lai automātiskais atbildētājs zinātu, ko sūtīt gadījumos, kad tev kāds ir atsūtījis e-pastu uz kuru vajag atbildēt.

Tātad ieliekam ķeksi pie Reply with un nospiežam pogu [Template…].

Nākamais logs var nedaudz mulsināt, jo tas izskatās tieši tāpat kā logs kurā mēs veidojam jaunu e-pasta sūtījumu. Pēc ieraduma rodas vēlme aizpildīt visus lauciņus, bet tas nav nepieciešams.

Šajā logā ir jāaizpilda tikai teksta lauks. Visu pārējo automātiskais atbildētājs aizpildīs pats.

Tas, ko tu šajā vietā ierakstīsi būs tas, ko saņems sūtītājs tajā laikā, kad būsi ieslēdzis automātisko atbildētāju savā prombūtnes laikā.

Es parasti informēju, ka šī ir automātiska atbilde, lai liktu saprast, ka es to pats katru reizi nerakstu, jo cilvēki jau ir dažādi un var gadīties, ka kāds nemaz nezina, ka kaut ko tādu var darīt arī automātiski. 😉

Tālāk būtu korekti norādīt termiņu no kura līdz kuram bija plānota prombūtne vai arī ierobežota piekļuve e-pastam. Tas ir korekti, jo informē sūtītāju par faktu un tālāk jau viņš pats pieņem lēmumu, ko ar to visu darīt.

Šajā piemērā nav parādīts, bet principā būtu nepieciešams iekļaut vēl vienu būtisku lietu. Kā tevi var sadabūt rokā caur citiem saziņas līdzekļiem vai arī otrs variants, kas šajā laika periodā varētu palīdzēt un kāda ir šīs personas kontaktinformācija.

Saliekam visus oficiālos pribambasus, ordeņus un titulus, kā arī noformējam atbilstoši korporatīvajam stilam.

Ja viss vēlamais teksts ir sarakstīts, tad var spiest pogu Save and close un lieta darīta. Var arī spiest pogu Save un ar krustiņu aizvērt, bet galvenais, ka tas tiek saglabāt un nav būtiski, kur. 😉

Aizveram visus logus un iekš Out Of Office Assistant ieliekam statusu – I am currently Out of Office.

Ieslēgts automātiskais atbildētājs ar aktīvu noteikumu, kuru mēs tikko kā izveidojām, izskatās šādi.

Ierasto lauciņu AutoReply only once to each sender with the following text, kur parasti rakstīji prombūtnes tekstu, atstājam tukšu, jo mēs visu to pašu izdarījām iepriekšējos soļos.

Spiežam pogu OK un veram ciet Microsoft Outlook.

Tas nebija nemaz tik grūti, bet rezultāts ir lielisks.

20 komentāri par “Kā ielikt ārpus ofisa (out of office) paziņojumu iekš Microsoft Outlook un Exchange

  1. Kāds

    Jaunākā Outgļuka versijā var norādīt datumu, no kura līdz kuram sūtīt šādus paziņojumus. Arī ideāla fīča. Īpaši, ja pēcatvaļinājuma dienā ierodies darbā novēloti. 🙂 Tad vismaz no rīta nav paguvis aizsūtīties out-dated paziņojums.

    Atbildēt
  2. Krišs

    Tom un Janis – jaunākajās outlook versijās vairs nav spameru sapnis, jo tiek piedāvāts veidot dažādas “out of office” atbildes atbildes sūtīt tikai organizācijas iekšienē un uz ārpusi.
    Šajā Outlookā, par kuru ir rakstā, var pievienot papildus ruli, ka sūtītāja adresei jāsatur “mansdomains.lv”, arī tiks panākts, ka uz ārpusi nesūtās.

    Atbildēt
  3. coolynx Raksta autors

    Krišs raksta patiesību – arī šo noteikumu var papildināt ar dažādiem filtriem.

    Bet skarbā realitāte ir tāda, ka organizācijās šis ir obligāts nosacījums, kuru arī visi pilda. 😉

    Atbildēt
  4. jareks

    visās organizācijās kurās es esmu strādājis, kur ir bijis exchange, ārējajiem lietotājiem sūtas tikai tad, ja ir atsevišķa rule kurā teikts, lai sūta.
    tātad no spameriem un moderniem dzīvokļu apzadzējiem nav jāuztraucas.

    Atbildēt
  5. karuuzo

    Outgļuku lietoju no 95 versijas, visilgāk nosēdēju uz 2003, tad kādu pus gadu uz 2007, tagad uz 2010. Jāsaka tā – nepagāja ne 20 gadi, kad M$ uztaisīja kaut cik sakarīgu e-pasta klientu 🙂
    Ja vēl 2007 bija tāds kā pārejas posms no 2003 uz 2010 (gan tiešā (daļa logi bija viens pret vienu ar 2003), gan pārnestā nozīmē (paspēlējos, pirms tiku pie 2010)), tad 2010 jau izskatās pabeigtāks. Diemžēl to nevar pateikt par citām Office komponentēm, tam pašam mīļajam Word 2010 lien ārā tie paši gļuki, ar kuriem es cīnos jau no Office 97 laikiem. Kā teikt, iepakojumu uztaisīja smuku, bet saturam laika nepietika 🙂

    m

    Atbildēt
  6. Arnis

    2010 gada versijā (grūti teikt par iepriekšējām) jau ievadot kādu vārdu laukā “To:” automātiski, pirms ē-pasta nosūtīšanas, izlec paziņojums, ka adresāts nav sasniedzams un īss OoO teksts. Tas gan darbojas tikai uzņēmuma iekšienē un aiztaupa laiku rakstot ēpastus, kas būs veci, kad būs izlasīti.

    Atbildēt
  7. oldskūliem

    Outlook jau vairs sen nav domāts tikai plikai e-pasta sūtīšanai. Plikai pasta sūtīšanai vispār nevajag ne Exchange, ne Outlook.

    Atbildēt
  8. sacred

    Biju the bat lietotājs kopš modemu laikiem. Tomēr nepatika dažas ‘slimības’, tagad lietoju thunderbird ar kādiem 20 addoniem, lai piedzītu iespējas, un nesūdzos.

    Atbildēt
  9. Alen

    Man ar personīgi pilnībā pietiek ar web ui un konsoli citiem mērķiem.
    Kāda jēga no fīčām kas tev itin ne maz nav vajadzīgas, tīri praktiska pieeja.
    Pilnībā piekrītu “true”

    Atbildēt
  10. Kārlis

    Jaunajā 2010 Exchange serverī ir vēl viena laba ekstra – iespējams jau iepriekš norādīt datumu un laiku no kura līdz kuram jāsūta ārpus ofisa paziņojumi.
    Atgriežoties no atvaļinājuma vairs nav jāuzklausa kolēģu pārmetumi – ko es daru darbā, ja e-pasts joprojām ziņo, ka esmu atvaļinājumā 🙂

    Atbildēt
  11. Ramex

    mjaam, nu gan jaunumi 🙂

    shita fiicha ir praktiski visiem jeedziigiem e-pasta klientiem

    ir iespeeja forvardet mailus no konkretiem cilvekiem kas ir svariigi uzreiz savam Stand-in un ko nu tik veel ne 🙂

    PS un tie kas sak ka pietiek ar web ui prieksh epastiem nekad visitcamaak nav stradajushi paliela izmeera uznjeemuma – ticiet man NEPIETIEK 🙂 visi kalendari laika planoshanas sapulchu rezerveeshana – to nesuuda nevar izdariit caur gmail.com 😛 (un pietam nesharejot sho info googlei un atteciigi tas nepaliek in the house )

    Atbildēt

Ieraksti komentāru

Tava e-pasta adrese netiks publicēta.